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CONSIDERACIONES

CAR137 2 10
Iniciado
NEIVA, HUILA (Colombia) Colombia
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CONSIDERACIONES
Enviado el 18-05-2016 18:36:07

Cuando establecemos una serie de asuntos para ser tratados en una reunión debemos entenderlos como los únicos temas sobre los que podremos tratar en la misma y evitar que en la primera ocasión se traslade el hilo de la reunión a temas ajenos a la misma.
Otros temas pueden ser interesante e incluso pueden ser muy importantes y requieren que les demos una solución pero no dentro de la reunión que ya tenemos planificada convocada y establecida.
Dejemos fuera de ella y para después todo lo que no se halle dentro del orden del día. Una reunión debe tener una dinámica de conversación alternada y sin acritud, donde cada parte escuche a la otra pudiendo defender sus argumentos con vehemencia pero siempre con respeto. Por ello, es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, permitiendo llegar a conocer los argumentos de cada parte y ayudando a mantener sobre todo un tono calmado sin promover agresividad ni posiciones a la defensiva. Si una reunión se extiende excesivamente puede llegar a un desgaste de las posiciones que estamos defendiendo e incluso a un desgaste de la propia persona. Es más, puede llevar a que los asistentes desconecten de lo que intentamos argumentar y pierdan el interés en los temas que estamos tratando, se conecten con sus portátiles, tablets, Smartphones y comiencen a realizar otras tareas diferentes a la cual deberían estar dedicados, que es el orden del día de la reunión. 
Es muy importante que validemos que todos los participantes en una reunión han obtenido las mismas impresiones y tienen las mismas ideas después de la conclusión de la misma. Para ello, una práctica imprescindible es realizar un acta de la reunión: en formato Word, por email, Excel, etc. Existen muchas plantillas disponibles si buscamos pero lo primordial es que se indique:


  • La relación de asistentes

  • La duración de la misma, hora y lugar

  • Los puntos tratados del orden del día y si se trató algún punto que no estuviera en el orden del día incluirlo, junto con las argumentaciones de cada parte y los posibles acuerdos alcanzados.

  • Los próximos pasos a seguir.
    Dicha acta deberá validarse con los asistentes para que den su aprobación sobre la misma y posteriormente se distribuirá entre ellos y el resto de los interesados en las cuestiones tratadas.


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